Rule 9 Secretaría del Tribunal Supremo*

El Secretario o la Secretaria del Tribunal es un(a) funcionario(a) de alto rango gerencial y administrativo designado por el Pleno del Tribunal Supremo. El Secretario o la Secretaria será responsable del buen manejo de su Oficina y ejercerá todas las facultades necesarias para asegurar y supervisar el cumplimiento con los deberes que emanan de este Reglamento.

(a) La Secretaría estará abierta al público desde las 8:30 a. m. hasta las 5:00 p. m., pero el Tribunal se considerará siempre abierto para los fines de expedir cualquier mandamiento. El Secretario o la Secretaria podrá aumentar las horas de oficina a todos o a algunos de sus empleados o a todas o algunas de sus empleadas cuando así lo requiere el trabajo del Tribunal.

(b) Será deber del Secretario o de la Secretaria recibir y archivar todos los autos, las copias y otros escritos y documentos que se le presenten con tal objeto, foliar todos los expedientes, guardarlos con la debida seguridad y desempeñar las demás funciones correspondientes a su cargo.

(c) El Secretario o la Secretaria velará por que todos los escritos que se presenten al Tribunal cumplan con las disposiciones de este Reglamento. Cuando cualquier escrito no cumpla con dichas disposiciones, el Secretario o la Secretaria anotará el hecho de su presentación, pero lo devolverá reteniendo solo una copia con un señalamiento de las deficiencias encontradas, las cuales deberán corregirse dentro del término jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según

11 Se fija el quórum para las salas en tres (3) Jueces y Juezas, aunque la sala se componga de más de tres (3). En el

caso del Tribunal en Pleno, el quórum sigue siendo la mayoría de sus miembros, que ahora son cinco (5) de nueve

(9) Jueces y Juezas.

sea el caso. Esta disposición no releva al abogado o a la abogada de su responsabilidad de perfeccionar el recurso dentro del término jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según sea el caso.

(d) El Secretario o la Secretaria expedirá copias certificadas de los expedientes y documentos públicos bajo su custodia a solicitud y pago previo de los derechos que fija la ley. De la misma manera, expedirá copia certificada de las traducciones que se hayan hecho de dichos documentos en la forma que dispone la Sec. 2 de la Ley Núm. 87 de 31 de mayo de 1972 (4 LPRA sec. 502), la cual enumera los deberes del Negociado de Traducciones.

(e) El Secretario o la Secretaria archivará y conservará todos los acuerdos del Tribunal y cualquier otro documento que se le confíe. Notificará a las partes toda decisión del Tribunal, manteniendo constancia de la fecha de su registro y de su notificación a las partes.

(f) El Secretario o la Secretaria custodiará el sello del Tribunal y se considerarán auténticos todos los documentos firmados por él o ella en original o facsímil y que tengan estampado dicho sello.

(g) En todo caso en que cualquier resolución o sentencia del Tribunal requiera la expedición de un mandamiento a cualquier persona, el Secretario o la Secretaria preparará el correspondiente mandamiento y lo expedirá bajo su firma y el sello del Tribunal, ordenándole a dicha persona que cumpla con lo dispuesto por el Tribunal. Igualmente expedirá, en los casos apropiados, un mandamiento al alguacil o alguacila para que notifique a determinada persona o a determinadas personas cualquier decisión del Tribunal.

(h) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de todos los casos y asuntos que se presenten ante este Tribunal, en el cual deberá incluir un breve resumen del estado actual de cada uno de ellos. Llevará, además, un registro independiente sobre:

(1) los asuntos de jurisdicción original;

(2) las apelaciones civiles del Tribunal de Apelaciones;

(3) los certiorari;

(4) los recursos gubernativos;

(5) las certificaciones;

(6) las presentaciones de quejas o querellas presentadas contra abogados y abogadas, notarios y notarias o jueces y juezas;

(7) solicitudes en auxilio de jurisdicción o mociones urgentes;

(8) solicitudes de vistas orales;

(9) los escritos misceláneos de la naturaleza que sean, en asuntos no relacionados con casos ante el Tribunal, y

(10) cualquier otro recurso para el cual no se haya dispuesto un registro. El Secretario o la Secretaria podrá llevar libros de registro, de manera auxiliar, conforme a lo antes dispuesto.

(i) El Secretario o la Secretaria llevará un registro en orden cronológico de todas las personas autorizadas por este Tribunal a ejercer la abogacía y la notaría. Todo abogado y toda abogada deberá registrar su firma en dicho registro. Los notarios y las notarias deberán registrar, además, su signo, sello y rúbrica.

El Secretario o la Secretaria tendrá a su cargo el Registro Único de Abogados y Abogadas de Puerto Rico (RUA) con el nombre y apellidos de todos los abogados autorizados y todas las abogadas autorizadas a postular ante los tribunales y a ejercer la notaría, las fechas de su admisión al ejercicio de su profesión, su número ante el Tribunal Supremo, los números de teléfono de su oficina y los personales, el número de fax, su dirección postal personal y de oficina, dirección física de oficina y residencia, localización de la oficina notarial (si la tiene), y su dirección electrónica.

Todo abogado y toda abogada, incluyendo a los notarios y las notarias, tendrán la obligación de mantener actualizados sus datos y realizar cualquier cambio en la información que consta en el RUA. Deberán presentarse de forma complementaria una declaración especial al Tribunal cuando se actualicen datos o información en el RUA que puedan dar lugar a la concesión o revisión de una exclusión al amparo del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio de Puerto Rico.

Esta declaración especial se presentará electrónicamente mediante el sistema habilitado a esos fines, y contendrá una certificación de que el perfil en el RUA y toda la información que allí conste están actualizados. En particular, confirmará que la información de contacto (teléfonos, direcciones postales y físicas de su residencia y oficina, localización de la oficina notarial [si la tiene] y direcciones de correo electrónico) es la correcta y que ha actualizado su historial de empleo y de materias de práctica jurídica. La declaración especial incluirá, además, la solicitud para que el Tribunal conceda una solicitud de exclusión o reconsidere una exclusión concedida a tenor de las disposiciones de la Regla 7 del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio, según aplique.

(j) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de abogados y abogadas a quienes se les ha suspendido o separado del ejercicio de la profesión, y otro registro similar para quienes se les ha separado del notariado. Ambos registros indicarán la fecha de suspensión o separación y el término de esta.

(k) El Secretario o la Secretaria no permitirá que se traslade del Tribunal expediente o documento alguno que esté bajo su custodia, excepto cuando medie una orden del Tribunal o del Juez

Presidente o de la Jueza Presidenta, o durante el receso del Tribunal, cuando medie una orden del presidente o de la presidenta de sala, del Juez o de la Jueza de turno, según sea el caso, o de una mayoría de las o los miembros de la sala.

(l) El Secretario o la Secretaria remitirá a la Oficina de Administración de los Tribunales, al Panel Central de Investigaciones, al Secretario o Secretaria de Justicia, a la Biblioteca del Tribunal Supremo, a la Oficina de la Compiladora y Publicista de Jurisprudencia, a las entidades que agrupan a las y los miembros de la abogacía y la notaría, a las bibliotecas de las Facultades de Derecho y a cualquier entidad bona fide que lo solicite para su correspondiente publicación, copia digital en español de todas las opiniones y sentencias que emita el Tribunal.

(m) En todos los documentos que se presenten en la Secretaría, el Secretario o la Secretaria estampará la fecha y hora de su presentación, para lo que podrá usar un reloj-fechador.

(n) Cuando los abogados y las abogadas o las partes incumplan cualquier disposición de este Reglamento, el Secretario o la Secretaria informará de ello al Tribunal para la determinación que proceda.

(ñ) El Secretario o la Secretaria notificará a las partes la fecha cuando los casos queden finalmente sometidos para su adjudicación en los méritos por el Tribunal Supremo.

(o) El Secretario o la Secretaria llevará un registro de los abogados y las abogadas que ofrezcan servicios profesionales a través de una sociedad de responsabilidad limitada creada al amparo de la Ley Núm. 154-1996, conocida como la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, 10 LPRA sec. 1861 et seq. En dicho registro, el Secretario o la Secretaria inscribirá el nombre de la sociedad, la dirección y el número de teléfono de la oficina principal de la sociedad y los nombres, las direcciones y los números de teléfonos de las personas socias propietarias. También el Secretario o la Secretaria certificará que la sociedad ha presentado ante el Departamento de Estado los documentos requeridos por la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada.

(p) El Secretario o la Secretaria del Tribunal concederá las solicitudes para el otorgamiento de una causa de exclusión o exención al amparo del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio de Puerto Rico, salvo las solicitudes de exclusión por razón de una incapacidad permanente o indefinida, cuya adjudicación quedará reservada exclusivamente al Tribunal Supremo.

Si se deniega una causa de exención o de exclusión solicitada, el Secretario o la Secretaria establecerá las razones para su denegación. El abogado o la abogada inconforme con la determinación podrá presentar una petición de reconsideración ante el Secretario o la Secretaria del Tribunal. Toda petición de reconsideración deberá presentarse de forma electrónica en un término de diez (10) días laborables desde la fecha de notificación de la determinación. Se denegará de plano cualquier solicitud de prórroga para presentar una petición de reconsideración.

Si, como resultado de una petición de reconsideración, el Secretario o la Secretaria enmienda o modifica de alguna forma su determinación inicial, el abogado afectado o la abogada afectada podrá presentar una nueva petición de reconsideración ante el Secretario o la Secretaria dentro de un plazo de diez (10) días laborables contados desde la notificación de la determinación del Secretario o de la Secretaria.

El abogado o la abogada podrá presentar ante el Tribunal Supremo una moción de reconsideración dentro de un plazo de tres (3) días laborables desde la fecha de notificación de la determinación final del Secretario o de la Secretaria. Conforme la Regla 4(b) de este Reglamento, el Tribunal se organizará en salas de despacho para atender esta moción de reconsideración. Para recomendar la concesión de una moción de reconsideración se requerirán los votos de por lo menos la mitad de los Jueces o de las Juezas que intervengan. Cuando una sala determine que la petición de reconsideración deberá concederse, lo referirá al Pleno del Tribunal, quien determinará finalmente si la concede.

Cuando un abogado o una abogada presente una declaración especial para solicitar una exclusión por razón de una incapacidad permanente o indefinida, el Tribunal se organizará, igualmente, en salas de despacho. Para recomendar la concesión de esta causa de exclusión se requerirán los votos de por lo menos la mitad de los Jueces y las Juezas que intervengan. Cuando una sala determine que deberá concederse tal solicitud, la referirá al Pleno del Tribunal. El Pleno del Tribunal determinará finalmente si concede la causa de exclusión referida. El Pleno del Tribunal resolverá las mociones de reconsideración ante sí conforme las disposiciones de la Regla 45 de este Reglamento.

[*Según enmendada por la Resolución del Tribunal Supremo de Puerto Rico In re Aprobación del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio de Puerto Rico; enmienda a la Regla 36 del Reglamento del Programa de Educación Jurídica Continua y a la Regla 9 del Reglamento del Tribunal Supremo, Resolución ER-2018-4, aprobada el 12 de octubre de 2018, e In re Aprobación Enmdas. Regl. TS, Resolución ER-2023-0001 aprobada el 14 de junio de 2023, 2023 TSPR 74, 212 DPR ___ (2023). La vigencia de estas enmiendas fue diferida hasta el 17 de noviembre de 2019, mediante la Resolución del Tribunal Supremo In re Enmienda a la Regla 26 del Reglamento para la Asignación de Abogados y Abogadas de Oficio de Puerto Rico; efectividad de las enmiendas a la Regla 36 del Reglamento del Programa de Educación Jurídica Continua y a la Regla 9 del Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico, Resolución ER-2018-04A, aprobada el 6 de mayo de 2019.]