[1] Una comunicación razonable entre la persona que ejerce la abogacía y su cliente es necesaria para que su cliente pueda participar de manera efectiva en la representación legal.
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Comunicación con clientes
[2] Estas Reglas requieren que la o el cliente decida el curso de acción de la representación legal. El subinciso (a)(1) requiere que la persona que ejerce la abogacía consulte prontamente con su cliente y obtenga su consentimiento antes de poder tomar cualquier decisión, a menos que en discusiones previas hayan establecido el curso de acción. Por ejemplo, una persona que ejerce la abogacía que recibe una oferta de transacción de la representación legal de la parte contraria en un caso civil, o una oferta para hacer una alegación en un caso criminal, deberá informar de manera inmediata sobre este asunto a su cliente, a no ser que su cliente haya expresado previamente que tal oferta debe ser aceptada o rechazada o haya autorizado a su representante legal a aceptar o rechazar la oferta. Véase la Regla 1.2(a).
[3] El subinciso (a)(2) requiere que la persona que ejerce la abogacía cumpla razonablemente con su obligación de consultar con su cliente sobre los medios que se utilizarán para lograr los objetivos de la representación. En algunas situaciones se requiere que la persona que ejerce la abogacía consulte antes de actuar. La razonabilidad de consultar con un cliente depende tanto de la importancia de la acción bajo consideración, así como de si es factible consultar con la o el cliente. En otras circunstancias, como sería durante un juicio en el que se tiene que tomar una decisión inmediata, las exigencias de la situación pueden requerir que la persona que ejerce la abogacía actúe sin consulta previa. Aún en tales situaciones, la persona que ejerce la abogacía debe actuar razonablemente e informar a su cliente las decisiones que tomó a su nombre. Además, el subinciso (a)(3) requiere que la persona que ejerce la abogacía mantenga a su cliente razonablemente informado o informada sobre el estado de los procedimientos, tal y como sería un asunto sustancial que afecte un plazo o algún elemento esencial de la representación.
[4] La comunicación continua de una persona que ejerce la abogacía con sus clientes minimizará las ocasiones en las que su cliente necesitará solicitar información concerniente a la representación. Cuando su cliente hace una solicitud razonable de información, el subinciso (a)(4) requiere el cumplimiento rápido de la solicitud, o si una respuesta rápida no es factible, la persona que ejerce la abogacía, o un o una miembro de la oficina legal, debe acusar el recibo de la solicitud de información e informarle en cuánto tiempo deberá esperar una respuesta. Una persona que ejerce la abogacía debe responder con prontitud a las comunicaciones de su cliente o acusar su recibo.
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Explicaciones a su cliente
[5] Su cliente debe tener información suficiente para poder participar de manera inteligente en las decisiones concernientes a los objetivos de la representación y la manera de alcanzarlos, en tanto su cliente quiera y pueda participar. La idoneidad de la información depende, en parte, del tipo de asesoramiento o de la asistencia que sea requerida. Por ejemplo, cuando hay tiempo para explicar una propuesta formulada en una negociación, la persona que ejerce la abogacía debe revisar con su cliente todas las disposiciones importantes antes de llegar a un acuerdo. Cuando se trata de un litigio, una persona que ejerce la abogacía debe explicar a su cliente la estrategia general y la posibilidad de éxito de esta y, de ordinario, debe consultar a su cliente sobre aquellas tácticas de litigación que podrían resultar en un gasto sustancial o causar daño a terceras personas. Por otro lado, no se espera que una persona que ejerce la abogacía de ordinario haga una descripción detallada de la estrategia que implementará en algún juicio o transacción. El principio rector es que la persona que ejerce la abogacía debe satisfacer las expectativas razonables de información de la o del cliente consistentes con el deber de actuar por los mejores intereses de su cliente y cumplir con lo requerido de acuerdo con la naturaleza de la representación. En ciertas circunstancias, tales como cuando una persona que ejerce la abogacía le solicita a su cliente que consienta a una representación que está afectada por un conflicto de intereses, la o el cliente debe prestar su consentimiento informado, tal y como se define en la Regla 1.0(j).
[6] De ordinario, la información a ser provista es aquella que es apropiada para una persona adulta comprensiva y responsable. Sin embargo, en ocasiones esto no podría ser factible, por ejemplo, cuando su cliente es una persona menor de edad o tiene alguna condición que afecta su capacidad de comprensión. Véase la Regla 1.14. Cuando su cliente es una entidad, organización o grupo, con frecuencia resulta imposible o inapropiado informar a cada miembro sobre los asuntos legales. En estos casos, la persona que ejerce la abogacía debe dirigir sus comunicaciones a los oficiales apropiados de la entidad. Véase la Regla 1.13. Cuando se trata de muchos asuntos rutinarios, se puede acordar con el cliente un sistema de información limitado u ocasional.
[7] Cuando una persona que ejerce la abogacía pierde contacto con su cliente y están por vencer los términos para presentar una causa de acción, su
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responsabilidad ética está sujeta al grado de diligencia que despliegue para contactar a la persona representada. Esto significa que la persona que ejerce la abogacía deberá efectuar esfuerzos razonables y diligentes dirigidos a restablecer la comunicación con su cliente y advertirle de la situación procesal del asunto encomendado. Lo que constituye un esfuerzo “razonable y diligente” para localizar a la o al cliente dependerá de un análisis sobre la totalidad de las circunstancias del caso.
Retraso en la comunicación
[8] En algunas circunstancias, una persona que ejerce la abogacía podría justificar demorarse en comunicar cierta información a su cliente cuando, en caso de comunicarlo al momento, esta persona probablemente pueda reaccionar de manera imprudente. De esta forma, una persona que ejerce la abogacía puede reservarse el diagnóstico psiquiátrico de una o un cliente cuando el médico psiquiatra que examinó a su cliente advierte que divulgar el padecimiento podría ser perjudicial a su cliente. Una persona que ejerce la abogacía no puede reservarse información que sirva a su propio interés o conveniencia, o los de otra persona. Las reglas u órdenes procesales del litigio podrían permitir que la información suministrada a una persona que ejerce la abogacía no pueda ser divulgada a la o el cliente. La Regla 3.4(c) ordena el cumplimiento de tales reglas procesales u órdenes.
Comunicación en la función notarial
[9] Antes de iniciar su intervención profesional, la persona que ejerce la notaría explicará detalladamente a las personas que requieran sus servicios las etapas del proceso de otorgamiento y autorización de un instrumento público o del trámite de un asunto no contencioso o declaración jurada, según sea el caso, al igual que el alcance de su intervención. Ofrecerá el asesoramiento que sea necesario, incluso las aclaraciones y advertencias requeridas, para que las personas que requieran sus servicios puedan tomar decisiones informadas sobre el asunto objeto de la intervención notarial. Asesorará y ofrecerá la oportunidad de hacer las consultas que entienda procedentes con otros u otras profesionales, cuando las personas que requieran sus servicios así lo desean, para entender mejor el alcance de las recomendaciones. Véase In re: Meléndez Pérez, 104 DPR 770, 776 (1976).
[10] Será obligación de la persona que ejerce la notaría explicar los límites impuestos a la función notarial. Cuando el servicio que se le solicita no es
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permitido por el ordenamiento jurídico, ofrecerá, cuando sea posible, otras alternativas cónsonas con el ordenamiento. Una persona que ejerce la notaría orientará a las personas que requieran sus servicios sobre los trámites necesarios relacionados con el servicio solicitado, incluso un estimado del costo que conllevan. La persona que ejerce la notaría no aconsejará a las personas que requieran sus servicios la adopción de formas jurídicas o documentales que sean inadecuadas o innecesarias con el propósito de obtener una mayor retribución. Véase Chévere v. Cátala, 115 DPR 432, 438
(1984) .
[11] Una persona que ejerce la notaría informará a las partes con interés de cualquier situación que afecte la eficacia del instrumento público autorizado. También realizará de forma diligente las gestiones necesarias para rectificar y mitigar los efectos derivados de tal situación. Véase Artículo 29 de la Ley Notarial.
