Rule 5 - El Secretario o la Secretaria

La Secretaria o el Secretario del Tribunal de Apelaciones será responsable del buen manejo de su oficina con la ayuda del personal bajo su supervisión. Su oficina estará abierta al público desde las ocho y treinta de la mañana hasta las cinco de la tarde. Ahora bien, la Secretaría siempre se considerará abierta para fines de la presentación electrónica de escritos y para la expedición de cualquier resolución, sentencia o mandamiento. Además, la Secretaria o el Secretario podrá ampliar el horario de apertura de su oficina al público o implantar un horario extendido mediante cualquier mecanismo apropiado para permitir la presentación de escritos que no puedan ser tramitados electrónicamente, de forma que las partes hagan efectiva su comparecencia, en protección de sus derechos. La Secretaria o el Secretario estará autorizada o autorizado para aumentar las horas de oficina a todos los empleados y las empleadas, o a algunos de ellos, cuando así lo requiera el trabajo del tribunal. La Secretaria o el Secretario estará a cargo de las funciones siguientes:

(A) Recibir y archivar todo documento que se presente y guardar todos los expedientes físicos con la seguridad debida. También estará a cargo de velar por la exactitud del expediente electrónico.

(B) Estampar la fecha y la hora de presentación en todos los documentos que se presenten en papel, de conformidad con lo dispuesto en la Regla 2.1. Para los casos tramitados por la vía electrónica, la plataforma incluirá de modo automático un timbre con la fecha y la hora de presentación de los documentos.

(C) Velar por que todos los escritos que se presenten al tribunal cumplan con las disposiciones de este Reglamento. Cuando cualquier escrito no cumpla con estas disposiciones, no se realice la presentación electrónica correctamente o ante la insuficiencia del pago de aranceles, cuando aplique, la Secretaria o el Secretario informará el hecho a la parte que presente el escrito, a su abogado o abogada para que, si no se trata de exigencias jurisdiccionales, tenga la oportunidad para corregir la deficiencia a la brevedad posible. La Secretaria o el Secretario no tendrá autoridad para rechazar

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documento alguno por incumplimiento con requisitos impuestos por ley o por reglamento, salvo cuando no vengan acompañados de los aranceles establecidos por ley, no se subsane dentro de los términos jurisdiccionales y de cumplimiento estricto dispuestos por ley y este reglamento, o no se acredite la aplicabilidad de una exención arancelaria mediante la solicitud correspondiente.

(D) Sujeto a las indicaciones del Juez Administrador o de la Jueza Administradora, establecer sistemas para recopilar datos de los casos a su entrada al sistema recogiendo, entre otras, información sobre su naturaleza, la materia y el asunto de que trata, la Región Judicial de donde proviene, la agencia, la instrumentalidad o el organismo recurrido y si la comparecencia es por derecho propio o in forma pauperis.

(E) Llevar un registro de cada caso o asunto que se presente ante el tribunal de acuerdo con su naturaleza y con el formato que para este propósito seleccione el Juez Administrador o la Jueza Administradora. Toda la información a que se refiere el inciso

(D) , documento, incidente procesal, órdenes y decisiones formarán parte del registro del caso.

(F) Producir los informes del registro de casos que sean necesarios para la distribución de los recursos por Región Judicial, materia o características de los casos, o para preparar la información estadística que le requiera el Juez Administrador o la Jueza Administradora.

(G) Cancelar inmediatamente el pago de derechos arancelarios o hacer constar que la parte está exenta del pago de derechos arancelarios, según aplique. Asimismo, llevar el registro de aranceles pagados en recursos presentados tanto ante el Tribunal de Primera Instancia como en el Tribunal de Apelaciones, y preparar los informes que se le requieran por tal concepto.

(H) Notificar a las partes de toda decisión del tribunal y dejar constancia de la fecha de su registro y de su notificación a las partes.

(I) Preparar y expedir, bajo su firma y con el sello del tribunal, los mandamientos requeridos mediante sentencia o resolución que ordene cumplir a determinada persona con lo dispuesto por el tribunal. Igualmente, expedir el mandamiento al alguacil o a la alguacila para que este o esta notifique a determinada persona o personas cualquier decisión del tribunal. Tanto la firma digital como el sello digital serán equivalentes a la firma en manuscrito y al sello de goma del Tribunal de Apelaciones.

(J) En el caso de los expedientes físicos, archivar y conservar, en su debido orden, todos los pronunciamientos del tribunal y cualquier otro documento bajo su custodia. También, en el caso de los expedientes electrónicos, velar por la exactitud de estos.

(K) Incluir en los expedientes las copias de los recursos presentados ante el Tribunal Supremo como secuela de la decisión de un caso en el Tribunal de Apelaciones y el correspondiente mandato, así como informar prontamente a los Paneles correspondientes sobre la disposición final de los recursos presentados ante el Tribunal Supremo.

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(L) En el caso de los expedientes físicos, mantener dentro del tribunal el expediente original bajo su custodia o cualquier documento que forme parte de dicho expediente, excepto por orden del Panel de Jueces o Juezas que atiende el caso en particular.

(M) Expedir copias certificadas de los expedientes y documentos públicos bajo su custodia mediante una solicitud y previo el pago de los derechos que fija la ley. Asimismo, viabilizar la expedición de copias certificadas de los documentos que obran en el expediente electrónico.

(N) Preparar un calendario de las vistas orales y otras vistas que el tribunal decida celebrar.

(O) Custodiar el sello de goma del tribunal. Todos los documentos firmados por la Secretaria o el Secretario, en original o digital, que tengan estampado el sello de goma o el digital, se considerarán auténticos.

(P) Preparar informes estadísticos, entre otros, sobre el movimiento de los casos, la carga de trabajo por Panel y por juez o jueza, el tiempo transcurrido en la resolución de los casos y sobre los recursos desestimados y la causa de su desestimación.

(Q) Notificar al Juez Administrador o a la Jueza Administradora la relación de los casos que, en el término de dos años a partir de su presentación, no han recibido una determinación final.

(R) Cargar oportunamente a la plataforma digital los recursos y otros escritos presentados físicamente en la Secretaría por problemas técnicos asociados a esta plataforma; por tratarse de litigantes por derecho propio, hasta tanto se implemente la tecnología que permita que estas partes presenten sus escritos directamente en la plataforma y se tomen las medidas administrativas necesarias para esto, o por haber sido autorizado por el tribunal.

(S) Desempeñar todas las demás funciones que se le asignen.

Esta regla corresponde a la Regla 5 del Reglamento del TCA de 1996.

Los incisos (B), (C), (D), (F), (G), (H), (J), (K), (L), (M) y (N) del Reglamento del TCA de 1996 fueron reorganizados para agruparlos según el tema o asunto que tratan, de modo que todos los incisos de la regla sigan un orden temático. Se revisó el inciso (B) para disponer que las deficiencias en los escritos que no traten sobre exigencias jurisdiccionales, puedan ser corregidas por el abogado o la abogada, o por la parte presentante, en un tiempo razonable. El lenguaje adoptado es cónsono con lo dispuesto en el Art. 4.004 de la Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2003 de reducir el número de recursos desestimados por defectos de forma o de notificación y de proveer oportunidad razonable para la corrección de dichos defectos. Acorde con esto, se mantiene la disposición de la regla anterior al efecto de que el

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Secretario o la Secretaria no tendrá autoridad para rechazar documento alguno por incumplimiento con los requisitos de ley o de reglamento.

Por otro lado, la regla añade nuevos incisos y disposiciones para recoger los propósitos que motivaron la aprobación de la ley, específicamente en cuanto a los propósitos y objetivos del Tribunal de Apelaciones. A esos efectos, la regla establece medidas que permiten un acceso fácil, inmediato, económico y efectivo a la ciudadanía con reclamos válidos y garantizan una solución rápida y económica de los casos. Estas son: 1. La Secretaría tendrá un horario de 8:30 a. m. a 5:00 p. m., lo cual permite que esté abierta al público durante el mediodía. El Secretario o la Secretaria podrá también ampliar el horario de apertura al público o implantar un horario extendido para permitir la presentación de escritos y la comparecencia efectiva de las partes (párrafo introductorio de la regla).

2. Se establece un sistema de recopilación de datos sobre la Región Judicial o agencia de procedencia, materia y asunto del caso, entre otros, además de si la comparecencia es por derecho propio o in forma pauperis (incisos (D) y (E)). El Secretario o la Secretaria, por su parte, deberá producir los informes de dicho registro que sean necesarios para la distribución de los recursos, materia o características de los casos, según lo dispuesto en el Art. 4.007 de la Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2003 (inciso (F)).

3. El Secretario o la Secretaria deberá preparar informes sobre el tiempo transcurrido en la resolución de los casos y sobre los recursos desestimados, y la causa de su desestimación, entre otros informes estadísticos (inciso (P)). Dichos informes tienen como propósito implantar los principios y objetivos de la Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2003 sobre una solución rápida de los casos (Art. 1.002) y de reducir al mínimo el número de recursos desestimados (Art. 4.004).

4. El Secretario o la Secretaria deberá notificar al Juez Administrador o a la Jueza Administradora la relación de los casos que al término de dos años de su presentación no hayan recibido una determinación final (inciso (Q)). Este inciso se adopta en cumplimiento con el Art. 5.008 de la Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2003.

Se añade también un inciso (G) para que la Secretaria o el Secretario lleve un registro de los aranceles pagados en el procedimiento apelativo en casos que sean presentados tanto ante el Tribunal de Primera Instancia (TPI) como directamente en el Tribunal de Apelaciones, y prepare los informes que se le requieran por tal concepto. La regla anterior no disponía sobre el registro de aranceles, ya que al momento de su adopción no se habían aprobado las enmiendas a la Ley de Aranceles que establecieron el pago de aranceles para los recursos de apelación, certiorari y revisión administrativa, y los demás escritos y

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documentos que se presentan ante el tribunal apelativo. Este Reglamento aclara también en la Regla 14 el proceso de cancelación de aranceles cuando el recurso se presenta en el TPI, asunto que ha sido objeto de confusión y de diferentes normas administrativas.

Finalmente, se establece en un inciso separado el deber de la Secretaria o del Secretario de desempeñar todas las demás funciones que se le asignen, disposición que antes estaba recogida en el inciso (A) de la regla anterior.

Con el fin de atemperar el Reglamento del Tribunal de Apelaciones a los procesos de la presentación y notificación electrónica de documentos mediante el SUMAC, se enmendaron varios incisos de la Regla 5 para que se refleje la presentación de recursos en formato electrónico por el SUMAC, sin descartar las funciones tradicionales de la Secretaría, que son propias de la presentación de recursos y escritos judiciales.

En primer lugar, el texto enmendado reconoce que la entrada en vigor del SUMAC configura la existencia de un tribunal electrónico que siempre se considera abierto para fines de la presentación electrónica de escritos. Esto significa que la plataforma se mantendrá hábil las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana.

Asimismo, se enmendaron varios incisos de la regla para que reflejen la realidad de una Secretaría que manejará tanto expedientes en papel como expedientes electrónicos. Las enmiendas son las siguientes:

1. En el inciso (A) se codifica la obligación de la Secretaria o del Secretario de velar por la exactitud del expediente electrónico.

2. En el inciso (B) se añade un texto en el que se considera, por un lado, la obligación de la Secretaria o del Secretario de estampar la fecha y la hora de presentación en los escritos que se presenten en papel, así como la automatización de este proceso en los casos que se presenten a través del SUMAC.

3. En el inciso (C) se incorpora la potestad de la Secretaria o del Secretario para rechazar documentos cuando no vengan acompañados de los aranceles establecidos por ley, norma que se estableció al disponerse el arancel único de presentación. La Sección 6 de la Ley Núm. 17 de 11 de marzo de 1915, según enmendada, Ley de Aranceles de Puerto Rico, 32 LPRA sec. 1482, dispone expresamente que la persona que se disponga a entablar cualquier acción de naturaleza civil o recurso en Puerto Rico y que no pueda pagar los derechos arancelarios correspondientes, puede presentar una declaración jurada en la que acredite su incapacidad de satisfacer dicho pago, tras lo cual el juez o la jueza a cargo del caso adjudicará si procede autorizar la presentación sin el pago del arancel único. Consecuentemente, debe inferirse que si la persona presentante no satisface el pago del

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arancel único y tampoco presenta la declaración jurada acreditativa de su incapacidad de pago, la Secretaria o el Secretario tiene la potestad de rechazar el documento.

4. En el inciso (G) se consigna la obligación de la Secretaria o del Secretario de cancelar el pago de derechos arancelarios.

5. En el inciso (I) se hace constar que tanto la firma digital como el sello digital serán equivalentes a la firma en manuscrito y al sello de goma del Tribunal de

6. En el inciso (M) se garantiza la expedición de copias certificadas electrónicas de los documentos que obran en los expedientes electrónicos.

7. En el inciso (O) se refleja que la obligación de custodiar el sello del Tribunal de Apelaciones incluye tanto los documentos presentados en papel, en los casos cuyo expediente sea físico, como los archivos en formato digital que se presentan en los casos que han sido presentados de forma electrónica.

8. Se añade un inciso (R) en el que se codifica la obligación de la Secretaria o del Secretario de cargar al SUMAC los recursos o escritos presentados físicamente en la Secretaría por litigantes por derecho propio, por partes autorizadas por el Tribunal de Apelaciones o en la eventualidad de que la plataforma electrónica enfrente problemas técnicos.

9. Finalmente, el inciso (R) original sobre la obligación de desempeñar cualquier otra función que se le asigne, se renombró como el inciso (S).